Communication : comment être efficace par mail ?

Victime de son succès, on reçoit des dizaines et des dizaines de mails chaque jour. On considère en moyenne qu’un cadre passe 10 à 20 heures par semaine rien qu’à traiter les mails qu’il reçoit. C’est pourquoi pour qu’un courriel soit rapidement lu et compris, il ne faut pas mettre de côté certaines règles simples. Petit rappel à ce sujet.

Communication : comment être efficace  par mail ?
Communication : comment être efficace par mail ?

1. Bien choisir son objet

Pour que votre mail ne soit pas considéré comme un spam et qu’il soit rapidement traité par la personne qui va le recevoir, nous vous conseillons en premier lieu de bien choisir votre objet. Un bon libellé clair et précis est primordial. Et à quoi reconnait-on un bon objet ? En moyenne il ne doit pas dépasser 8 mots, afin de rester le plus synthétique et concis possible.

Oubliez également les formules chocs qui pourraient faire passer votre courriel aux yeux de votre destinataire pour un spam, et votre mail finirait sa vie à la poubelle.

2. Faites court et léger !

Là encore faites en sorte que le contenu de votre mail soit court et efficace pour ne pas décourager votre lecteur. Maximum 15 lignes !

Si vous envisagez d’envoyer des documents en PJ, soyez vigilants au poids de votre courriel : pas plus de 2Mo. Trop lourd, votre mail risque de ne pas être distribué.

Attention si vous envoyez une carte de vœux pour 2017, que la e-carte ne soit pas trop lourde ! Mais si vous faites le choix de commander une e-carte carte de vœux professionnelle, elles sont faites pour que cela ne pose pas de problème à l’envoi.

3. Le respect de la nétiquette

Le respect de la nétiquette est très important lorsqu’on communique par mail. On n’oublie pas les formules de politesse d’usage, mais en évitant de tomber dans le trop solennel non plus.

En cas de conflit faites également en sorte que vos propos soient les plus mesurés possibles. Pesez bien chaque mot : le courriel peut être considéré comme un début de preuve devant un tribunal.

Dernier conseil : relisez-vous toujours correctement avant de cliquer sur le bouton envoyé.